La résistance au changement, voilà une caractéristique bien déterminante de l’état d’esprit français (pas seulement, mais quand même, c’est une constante que l’on retrouve souvent !).
Jusqu’à présent, la loi de 2009 autorisait les entreprises à proposer le bulletin de paie électronique à leurs salariés après acceptation préalable. La loi Travail de 2016, mise en application au 1er janvier 2017 inverse la donne. Les entreprises ont donc le droit, dès aujourd’hui, d’envoyer leurs bulletins de paie au format numérique, sans accord préalable. A charge donc aux salariés qui ne l’acceptent pas de manifester leur mécontentement…
Selon la taille de l’entreprise et le profil des salariés, la pilule ne passe pas toujours aussi bien.
« Ça a l’air pas mal, mais on ne nous a pas vraiment demandé notre avis, et je ne sais pas comment ça marche en réalité » Amandine, 33 ans, superviseur de plateau téléphonique
« Je ne vais pas sur Internet, je ne sais pas comment ça marche… Il ne me reste qu’un an avant la retraite, je ne vais pas m’embêter avec ça maintenant !» Michelle, 60 ans, infirmière
« C’est super de ne plus devoir ranger ses papiers, mais personne ne m’a expliqué comment ça fonctionne et je n’ai pas pris le temps d’y aller… » Thomas, 42 ans, cadre commercial
Voici donc 5 astuces pour accompagner les salariés, en douceur, vers le bulletin de paie électronique :
Astuce #1 : Rassurer
C’est évident, mais pas forcément simple de trouver les bons arguments
- Pour rassurer il faut garantir la pérennité du format et de la conservation (je pourrai toujours lire mon bulletin de paie électronique dans de nombreuses années).
- Il faut garantir que le bulletin sera dans un endroit indépendant de l’entreprise de sorte à pouvoir y accéder si le salarié change d’employeur.
- Il faut permettre de partager le bulletin de paie électronique de façon sécurisée avec un tiers qui pourra vérifier simplement son authenticité.
Astuce #2 : Garantir la confidentialité
Le bulletin de paie est un document sensible, il ne doit pas pouvoir tomber entre toutes les mains.
- Un bulletin de paie envoyé par mail sous forme de pdf signé garantit l’intégrité du document mais cela ne suffit pas.
- Le distribuer dans un coffre-fort numérique (CFN) permet de s’assurer qu’il est bien adressé à son destinataire dans un espace privatif.
Astuce #3 : Démontrer les avantages des nouveaux usages
Informer, informer, informer…
- La mobilité, sous tous ses aspects, devient prégnante. Mon bulletin dématérialisé doit être accessible depuis tous mes appareils (mon ordinateur, bien sûr, mais aussi ma tablette ou mon smartphone) mais également depuis un appareil en libre-service ou fourni par un nouvel employeur.
Astuce #4 : accompagner dans le changement
Pour bien faire, les RH doivent se mettre à la place de leurs salariés, quel que soit leur profil technologique. Quelques règles de base de communication interne sont de mise :
- Mettre en place une communication interne sur le long terme, en amont et en aval de la mise en place du e-bulletin, multi support (email, affichage, pièce jointe aux derniers bulletins de paie avant le grand saut)
- Assurer le grand show ! La dématérialisation des bulletins de paie doit être vécue comme un événement RH positif. Il est donc indispensable de prendre la parole sur le sujet pour présenter le projet, les objectifs, les gains pour l’entreprise (car personne n’est dupe sur le fait que c’est un avantage important pour les RH) mais aussi les avantages pour les salariés.
- Organiser la formation des salariés pour prendre en main leur nouvel outil si un coffre-fort est choisi, afin qu’ils puissent voir par eux même les bénéfices pour leur vie quotidienne, et ne pas se sentir seuls le jour J.
Astuce #5 : Laisser la liberté de dire « non »
Toute digitalisation forcée provoque de la frustration chez certains salariés. Pour ne pas bloquer le processus de digitalisation, il est possible de choisir un mode de distribution des bulletins de salaire multicanal.
Comment ? DoLI démat assure ce service, en permettant à chaque salarié d’exprimer sa préférence de canal de distribution parmi les canaux proposés par l’entreprise (email signé, coffre-fort numérique, courrier, remise en mains propres), tout en permettant aux services RH d’optimiser immédiatement leur processus de distribution des bulletins de paie.
Reste ensuite à enclencher la discussion entre les salariés eux-mêmes pour convertir, petit à petit, les plus récalcitrants…
Et pour Michelle ? Laissons la partir à la retraite tranquillement, sans avoir à se préoccuper de ses derniers bulletins de paie, nous ne sommes pas à un an près !