Une solution simple, rapide et ultra économique : le bulletin de paie par email !
À l’ère du digital, et au regard de la législation, vous envisagez de dématérialiser vos bulletins de paie, c’est bien ! Bien pour vous, pour vos salariés, pour l’environnement… bref, une très bonne idée pour 2017.
L’email est naturellement une solution envisagée pour envoyer vos bulletins de paie. Rien n’est plus simple que d’envoyer un bulletin de paie électronique par email. Un email ne coûte rien, et l’économie est immédiate et tellement facile à calculer !
Croyez-vous vraiment que cela soit si simple ?
Le législateur veille
Dans le cadre de la loi Travail, pour encadrer au maximum les pratiques des entreprises et éviter les dérives qui pourraient être préjudiciables pour les salariés et leurs droits, le décret n° 2016-1762 du 16 décembre 2016 relatif à la dématérialisation des bulletins de paie et à leur accessibilité dans le cadre du Compte Personnel d’Activité (CPA) apporte des précisions de mise en œuvre fondamentales.
Origine de l’expéditeur garantie
« L’employeur peut procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité » code du travail — Article L3243-2
En pratique, pour être considéré comme un « original » électronique, l’employeur doit garantir au salarié, de façon visible, qu’il est bien l’expéditeur du bulletin de paie électronique, et que celui-ci ne peut être falsifié.
Comment ? En signant électroniquement le bulletin de paie au format PDF.
À réception du document PDF, le salarié peut voir, dans son outil de visualisation des PDF, une information relative à la signature rattachée au bulletin de paie.
Si celui-ci est modifié, alors cette signature disparaît. Le bulletin de paie électronique n’est alors plus recevable comme « original ».
Garantie de conservation
« Art. D. 3243-8. — L’employeur arrête les conditions dans lesquelles il garantit la disponibilité pour le salarié du bulletin de paie émis sous forme électronique :
• soit pendant une durée de cinquante ans ;
• soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge mentionné au dernier alinéa de l’article L. 1237-5 (NDLR : âge légal de la retraite), augmenté de six ans. »
Là, ça se complique pour les entreprises qui souhaitent envoyer leurs bulletins de paie électroniques par email… Car en choisissant de dématérialiser les bulletins de paie, quel que soit le mode de remise choisi, l’entreprise s’engage à assurer la conservation du bulletin jusqu’à 50 ans, contre 5 ans aujourd’hui dans le cadre du bulletin papier.
Lien avec le Compte personnel d’activité
« Art. R. 3243-9.-Le service en ligne associé au compte personnel d’activité, mentionné au 2° du II de l’article L. 5151-6, permet au titulaire du compte de consulter tous ses bulletins de paie émis sous forme électronique.
L’employeur ou le prestataire agissant pour son compte doit garantir l’accessibilité des bulletins de paie émis sous forme électronique par ce service en ligne. »
Les bulletins de paie électroniques par email doivent donc non seulement être conservé jusqu’à 50 ans, mais ils doivent être conservé dans un espace de stockage permettant de créer des liens de consultation sur le Compte Personnel d’Activité de chaque salarié, et ce quel que soit le type ou la durée des contrats de travail.
Est-ce une vraie économie ?
Effectivement, envoyer vos bulletins de paie électroniques par email ne coûte rien ou presque. C’est sans compter sur les nombreux frais cachés induits par la législation.
Frais cachés de conservation garantie 50 ans
Qui peut dire où sera le salarié dans 50 ans ! Pour garantir la conservation des bulletins de paie pendant 50 ans, les entreprises seront dans l’obligation de choisir un prestataire externe d’archivage sécurisé et à valeur probante, en espérant que ce dernier soit toujours là dans 50 ans !
Les prestataires en capacité d’assurer cette garantie de conservation sur une si longue période sont peu nombreux, et cet archivage sur une si longue période à un coût certain.
Signature électronique
Il existe plusieurs niveaux de signature électronique. La dématérialisation des bulletins de paie entraîne des exigences bien supérieures à ce que nous attendions du papier.
C’est pour cette raison que bien souvent, une signature électronique par cachet serveur mutualisé peut être suffisante. Ici aussi, comme toute solution de certification, les coûts peuvent être très variables selon le type de garantie demandé !
Une addition qui peut être plus salée qu’on ne croit
Effectivement, envoyer vos bulletins de paie électroniques par email ne coûte rien (ou presque). Mais il est important de prendre du recul sur les obligations annexes, et de faire la simple addition de ce que vous coûte réellement votre bulletin de paie électronique envoyé par email.
Le coût final peut s’avérer important, aussi important que d’autres solutions de remise des bulletins tels que le coffre-fort électronique ou l’envoi par courrier… la gestion administrative en plus !
Vous souhaitez passer au bulletin de paie électronique ? C’est une excellente idée !
Vous souhaitez faire des économies ? C’est bien souvent le premier but recherché… Mais prenez soin d’étudier toutes les options de diffusion des bulletins à votre disposition pour faire le choix qui correspond le mieux à vos besoins, à vos contraintes, à la culture de votre entreprise et à votre budget !
Les économies, même si elles ne sont pas aussi importantes que ce que vous aviez pu imaginer, restent toutefois, à terme, de belles économies financières, mais aussi de temps, d’administration…Elles vous permettent de faire entrer votre entreprise dans l’ère du digital, dès aujourd’hui !
Vous souhaitez accélérer la dématérialisation de vos bulletins de paie ? Parlons-en