La dématérialisation des bulletins de paie transforme les versions papier en alternatives numériques. En France, cette transformation est encouragée par la loi El Khomri de 2016, qui autorise les employeurs à opter pour des fiches de paie électroniques, sauf opposition du salarié. Cette évolution s’inscrit dans un mouvement plus large de digitalisation des processus RH, et représente une avancée bénéfique pour les entreprises et les employés, si elle est mise en œuvre avec les bons outils.
Les fondements de la dématérialisation des bulletins de paie
La dématérialisation des bulletins permet de remplacer la distribution physique par des méthodes numériques plus efficaces :
- Coffre-fort électronique : un espace personnel sécurisé où les salariés peuvent consulter et télécharger leurs bulletins.
- Portail RH intégré : un accès direct aux bulletins via le système d’information RH de l’entreprise.
Ce changement vers la dématérialisation des bulletins de paie s’inscrit dans un cadre légal bien défini, favorisé par des lois récentes qui encouragent cette pratique. En parallèle, les considérations écologiques sont également un moteur important de cette transition. Opter pour des bulletins de paie numériques permet de réduire de manière significative les coûts liés à l’impression et à la distribution physique.
Droits et obligations : un équilibre à maintenir
La dématérialisation apporte des avantages organisationnels et environnementaux significatifs, mais elle doit respecter certaines obligations :
Obligation de l’employeur
- Accessibilité garantie : l’employeur doit s’assurer que tous les employés ont accès à internet et aux moyens nécessaires pour accéder à leurs bulletins en ligne.
- Sécurité et confidentialité : mise en œuvre de mesures techniques pour protéger les données (chiffrement, sauvegardes, traçabilité).
- Conservation des documents : les bulletins doivent être conservés pendant 50 ans et rester accessibles même en cas de changement de prestataire.
- Remise des bulletins lors du départ : fourniture d’un exemplaire des bulletins de paie au salarié en cas de départ de l’entreprise.
Droits des salariés
- Droit d’opposition : chaque salarié peut refuser la version dématérialisée et doit alors recevoir un document papier sans pénalité.
- Accès et rectification : accès permanent et gratuit aux bulletins, avec la possibilité de les télécharger et imprimer, ainsi que de demander la correction d’éventuelles erreurs.
Pourquoi éviter l'envoi de bulletins de paie par email ?
Il est déconseillé d’envoyer les bulletins de paie par e-mail pour plusieurs raisons liées à la légalité et à la sécurité. Les emails ne garantissent ni la pérennité ni l’intégrité des données, qui sont des exigences légales stipulant que les bulletins doivent être conservés de manière sécurisée et accessible pendant 50 ans. De plus, les bulletins de paie envoyés par email sont susceptibles d’être interceptés ou modifiés, ce qui compromet la confidentialité et la sécurité des informations personnelles des employés. Ces pratiques ne respectent pas les directives de la CNIL et du RGPD concernant la protection et la sécurisation des données personnelles
TEDD.rh ou comment répondre à chaque demande individuelle
TEDD.rh excelle dans la distribution multicanale des bulletins de paie, offrant des options flexibles adaptées aux préférences individuelles :
- Coffre-fort numérique : un espace sécurisé où chaque bulletin est protégé par cryptage, accessible par chaque salarié.
- Portail RH : un intranet sécurisé où les salariés récupèrent leurs fiches après notification.
Chaque employé peut choisir son mode de réception préféré et le modifier à tout moment. L’entreprise peut imposer un mode de distribution par défaut, tout en offrant la flexibilité de changer si nécessaire.
Du côté de l’administration, TEDD.rh récupère les bulletins depuis le logiciel de paie, vérifie les données de contact, met en forme les bulletins, puis les distribue de manière sécurisée à travers les canaux choisis. Tout est crypté et tracé, avec un tableau de bord pour les RH permettant de suivre les envois, les retours et les changements de préférences des employés.
Pour découvrir toutes les fonctionnalités de TEDD.rh, contactez-nous et demandez une démonstration, tout en laissant la possibilité de revenir à un autre mode si besoin.