Parmi ses différentes collaborations, DoLIdémat a eu l’occasion de travailler avec le groupe Garcin France, spécialiste du loisir indoor. Retours d’expériences de Céline et Thomas sur la mise en place du coffre-fort Digiposte et de la signature électronique dans leur société.
Le Groupe Garcin France et la dématérialisation des bulletins de paie
DoLIdémat: Bonjour Céline et Thomas, pouvez-vous me parler du Groupe Garcin France en quelques phrases?
Thomas : Le groupe Garcin France existe depuis 2016, le premier parc a été créé et pensé par M. et Mme Garcin. C’est une plaine de jeux pour enfants de 1 à 12ans de 2400m² et notre secteur d’activité est le loisir indoor. Depuis l’année dernière nous nous développons, nous avons ouvert un parc à Saint Etienne avec une autre marque « Seven Square» plus avancé que l’île de Tortuga, nos premiers parcs. Ce parc fait 5500m² regroupant 7 activités. Un 3ème parc a vu le jour le 13 juillet 2022 à Lille, également une île de Tortuga au sein d’une infrastructure appartenant à Decathlon. Notre but est de faire du loisir indoor notamment dans des centres commerciaux et devenir un vrai pôle d’attraction dans un lieu à forte fréquentation.
Combien êtes-vous de collaborateurs aujourd’hui au sein du groupe Garcin France?
Céline : Pour le moment nous sommes 70 collaborateurs, ce chiffre sera en augmentation avec nos prochains projets de développement.
Thomas: Oui nous avons le projet d’ouvrir de nouveaux parcs à Paris La Villette, ensuite Grenoble et après Bordeaux et Saint-Genis de Pouilly.
Comment fonctionnez-vous dans ces différentes sociétés?
Thomas : Chaque société est indépendante. La société mère Garcin France gère les départements fonctionnels (RH, marketing, digital) et nous développons au fur et à mesure ces départements pour centraliser les coûts et optimiser le temps de nos agents.
Quelles sont les valeurs qui représentent le mieux le groupe?
Thomas: La polyvalence. Nous nous devons d’être multi tâches pour accomplir à bien toutes nos missions. Chaque personne de la société veille au bon fonctionnement du parc et à ce que toutes les règles de sécurité soient bien respectées. Je dirais en deuxième valeur: la flexibilité. Nous avons des horaires et tâches adaptées. Et dernière valeur: l’enthousiasme. On travaille avec des enfants nous pouvons qu’être enthousiastes!
Comment s’est déroulé la rencontre avec DoLIdémat?
Céline : Notre collègue M. Thiébaud connaissait déjà votre logiciel lorsqu’il travaillait pour le Tunnel du Mont Blanc. Il nous fallait des outils pratiques et faciles pour nous aider dans notre développement et nous avons donc décidé de vous contacter
“Il nous fallait des outils pratiques et faciles pour nous aider dans notre développement et nous avons donc décidé de vous contacter.”
Aujourd’hui Céline vous êtes seule à gérer les paies?
Céline: Moi je fais principalement la vérification financière des bulletins de salaires. Nous avons un comptable extérieur qui s’occupe de nos fiches de paie après avoir reçu toutes les informations de notre responsable RH. J’aide ensuite notre RH à utiliser votre plateforme pour envoyer les bulletins de salaires
Pourquoi avoir mis en place la dématérialisation dans votre entreprise?
Thomas: Nous voulons réduire notre production de papier et ainsi avoir moins de gaspillage et réduire notre impact environnemental.
Tous vos salariés sont-ils passés à la dématérialisation?
Céline: La plupart de nos collaborateurs sont passés à la dématérialisation des bulletins de salaire mais certains préfèrent encore le format papier. Il s’agit souvent de personnes qui ne sont pas à l’aise avec l’informatique. Par contre, ceux qui n’ont pas de souci avec les nouvelles technologies n’ont aucun problème à tous passer sur DoLIdémat.
Y’a-t-il eu des contraintes pour les salariés?
Céline: Nous avons mis en place le format opt-out, dans lequel on laisse aux salariés un mois pour qu’ils se manifestent s’ils ne souhaitent pas recevoir leur bulletin sur Digiposte. Il est vrai que certains étaient un peu perdus car de temps en temps les e-mails envoyés depuis DoLIdémat arrivaient dans les spams ou alors ils n’arrivaient pas à créer un compte sur Digiposte. Nous avons pris le temps de les accompagner et tout s’est très bien passé. Nos collaborateurs sont tous contents du fonctionnement. Ils aiment le fait que le coffre-fort Digiposte soit accessible pour leur côté perso.
Thomas: Je voudrais rajouter que l’avantage de DoLIdémat c’est l’accès à la signature électronique où nous pouvons tout centraliser. Nos collaborateurs qui sont présents pour des missions de quelques mois ont besoin d’un solde de tout compte rapidement et tout est au même endroit dans le coffre de Digiposte une fois les documents signés électroniquement.
Céline: C’est un super point pratique.
Un accompagnement sur Digiposte pour une mise en service rapide
Concernant la mise en place de la solution, comment avez-vous appréhendé cela?
Céline: Facile, je suis à l’aise avec la solution, j’ai fait le paramétrage pour les différentes sociétés en m’appuyant sur les tutoriels du e-learning. La seule chose à améliorer, ce sont les doublons qui se
créent entre les salariés et les numéros de matricule en fonction du service de signature électronique ou des bulletins de salaire.
Avez-vous trouvé le temps de mise en place et la formation suffisant?
Céline: Oui j’ai fait la formation et ensuite je suis passée à la pratique. Il faut prendre le temps de regarder les vidéos et de faire bien attention à toutes les informations. Je l’ai fait sur une période où je savais que j’avais le temps pour ça. Votre collègue m’a aidé à tout programmer, on a fait le format de signature ensemble c’est facile!
Aujourd’hui dans les demandes que vous avez, notre accompagnement, notre support vous conviennent?
Céline: Courant semaine dernière j’ai fait une demande, le lendemain j’ai eu un coup de fil du service support et dans la journée c’était réglé, DoLIdémat m’a envoyé un mail de validation, très simple, très efficace, pas de soucis là-dessus.
“J’ai fait une demande et le lendemain j’ai eu un coup de fil, dans la journée c’était réglé. Très simple, très efficace.”
Dans l’utilisation mois par mois, avez-vous gagner du temps sur les contrats?
Céline: Oui, Thomas fait juste glisser deux PDFs, on gagne un temps fou! Avant on devait tout faire à la main et remettre en main propre.
Thomas: Par exemple pour les recommandés certains ne les récupéraient pas à temps donc nous devions recommencer et réimprimer les documents. On faisait cela en boucle donc on perdait du temps, les recommandés n’étaient pas récupérés et un mois plus tard les salariés étaient étonnés de ne pas avoir les documents, alors on re imprimait les documents.
“L’avantage de DoLIdémat c’est l’accès à la signature électronique où nous pouvons tout centraliser. On gagne un temps fou!”