Pour les PME, gérer les factures des fournisseurs étrangères représente un véritable casse-tête quotidien. Multiples devises, différentes législations et délais de paiement variables… les obstacles sont nombreux. Pourtant, une gestion efficace de ces factures permet de maintenir une trésorerie saine, respecter vos engagements et entretenir des relations commerciales harmonieuses. C’est pourquoi DoLIdémat vous présente des solutions pour vous accompagner dans cette mission.
Les défis d’une gestion optimale des factures fournisseurs internationales
Gérer les factures provenant de l’étranger exige une maîtrise parfaite des réglementations internationales, des fluctuations des taux de change et des délais de paiement souvent imprévisibles. Cela nécessite une rigueur et une structuration irréprochable pour éviter les erreurs coûteuses et assurer la conformité aux exigences locales.
Respect des normes légales et fiscales
Chaque pays dispose de règles propres en matière de facturation, de TVA et de stockage des documents. Ne pas respecter ces obligations peut entraîner des amendes et des litiges. Par exemple, au sein de l’Union européenne, certaines transactions exigent des mentions spécifiques, telles que le numéro de TVA intracommunautaire.
Contrôle des coûts et des échéances
Les factures étrangères peuvent entraîner des frais supplémentaires, en raison des taux de change, des frais de virement internationaux ou des commissions des intermédiaires. Plus encore, les délais de paiement varient selon les pays. Un fournisseur allemand peut exiger un paiement sous 30 jours, tandis qu’un fournisseur italien peut attendre un règlement sous 60 voire 90 jours. Des variations qui compliquent la prévision de vos besoins financiers.
Efficacité opérationnelle et diminution des erreurs
Le traitement manuel des factures fournisseurs étrangères est bien souvent chronophage et exposé aux inexactitudes. Entre la gestion des devises, la vérification de la conformité des mentions obligatoires et le rapprochement avec les bons de commande, les tâches s’accumulent, ralentissant vos équipes et les détournant de missions stratégiques. Automatiser la gestion des factures fournisseurs apparaît donc comme une évidence.
Maintien des relations fournisseurs
Un manquement ou un retard dans vos paiements peut rapidement nuire à la confiance établie avec un fournisseur étranger. Lorsqu’il s’agit de récupérer un document ou de résoudre un désaccord, la distance géographique ajoute un niveau de difficulté supplémentaire. Or, il est nécessaire de préserver des relations solides avec vos fournisseurs pour assurer la continuité de vos approvisionnements et obtenir des conditions commerciales avantageuses.
L’automatisation ou comment optimiser le traitement des factures fournisseurs étrangères
Pour alléger le traitement quotidien de vos factures, l’automatisation et la dématérialisation représentent de réels atouts. En digitalisant l’ensemble du processus, vous gagnez en efficacité : la saisie des données est sécurisée, les validations sont accélérées et les paiements sont mieux maîtrisés. Pour en bénéficier, quelques fonctionnalités sont à considérer dans le choix de l’outil le plus adapté.
Extraction et identification automatique des données
L’outil choisi doit pouvoir extraire automatiquement les informations clés des factures grâce à des technologies avancées telles que l’OCR (Reconnaissance Optique des Caractères) et le machine learning. Cette automatisation permet de supprimer les tâches de saisie manuelle, souvent fastidieuses et exposées aux erreurs.
Processus de validation automatisés
Une fois la facture enregistrée dans le système, elle doit emprunter un processus de validation qui engage divers intervenants, tels que les acheteurs, les approbateurs et les comptables. Un workflow digitalisé permet de savoir à tout moment qui doit intervenir et de notifier chacun des tâches à accomplir. L’ensemble du processus est ainsi tracé et auditable, et ouvre la voie vers une gestion fluide et transparente.
Rapprochement des commandes avec les factures
Concernant les factures associées à des commandes, la solution doit avoir la capacité de les rapprocher automatiquement aux bons de commande et aux bons de livraison correspondant. De cette manière, les écarts de prix, de quantités, etc., sont immédiatement détectés et bloqués pour vérification. Ainsi cette fonctionnalité optimise les dépenses et prévient les fraudes.
Traçabilité et archivage numérique sécurisé
Chaque étape du traitement des factures doit être horodatée et enregistrée pour répondre aux exigences réglementaires tout en renforçant les mécanismes de contrôle interne. Une fois la facture réglée, elle doit être conservée de manière sécurisée, en conformité avec les standards, dans un Système d’Archivage Electronique (SAE), où elle sera stockée pour une période légale de 10 ans.
Connexion avec vos systèmes comptables et financiers
Pour maximiser l’efficacité, votre logiciel de traitement des factures fournisseurs doit pouvoir se connecter à l’ensemble de vos autres systèmes, tels que votre ERP, vos solutions de paiement, et vos plateformes de dématérialisation. L’utilisation de formats électroniques standardisés (comme UBL, CII…) et d’API robustes facilite l’échange de données, vous permettant de maintenir une visibilité précise sur votre trésorerie.
Logiciel de traitement de factures fournisseurs : La solution pour la gestion des factures internationales en PME
Face au choix important de solutions de digitalisation des factures, il peut être difficile de sélectionner celle qui correspond à votre PME. Cependant, toutes n’offrent pas le même niveau de service ni la même couverture fonctionnelle. Pour la gestion des factures internationales, vous avez besoin d’un outil à la fois simple, abordable et compatible avec votre système d’information. C’est ainsi que nous avons pensé notre logiciel de gestion des factures fournisseurs et ses fonctionnalités :
- Reconnaissance automatique des données importantes (montants, échéances, TVA) même sur des factures internationales.
- Portail collaboratif pour que chaque utilisateur puisse traiter les factures en fonction d’indicateurs métier personnalisés.
- Workflows paramétrables qui intègrent les règles spécifiques de chaque entreprise tels que les seuils de validation, et les chemins d’approbation.
- Respect des normes réglementaires actuelles, incluant une traçabilité rigoureuse, un archivage légal conforme et une préparation adéquate à la facturation électronique.
- Connecteurs prêts à l’emploi avec les principales plateformes du marché (Sage avec 100 FRP1000 et X3, puis Microsoft Dynamics et EBP), permettant une intégration rapide avec votre infrastructure financière existante.
En automatisant l’ensemble du processus de la réception des factures jusqu’au paiement, notre logiciel permet aux entreprises de mieux gérer leurs factures fournisseurs étrangères tout en respectant les contraintes réglementaires, financières et relationnelles. Prenez rendez-vous avec nos équipes pour découvrir comment simplifier et optimiser le traitement de vos factures étrangères.