Bien au-delà d’une simple tâche administrative, le traitement des factures fournisseurs représente un enjeu stratégique pour les entreprises. Une mauvaise exécution de cette mission par la fonction comptable et financière de l’organisation peut causer des risques financiers, opérationnels et juridiques importants. C’est pourquoi DoLIdémat vous aide à appréhender en toute simplicité les coûts et les risques associés au traitement des factures fournisseurs.
Comprendre les coûts et les risques de la gestion manuelle des factures fournisseurs
Ces dernières années, les logiciels de gestion ont connu des avancées majeures afin de s’adapter aux évolutions du marché, que ce soit pour simplifier le quotidien des utilisateurs avec la dématérialisation, ou bien se conformer aux réglementations avec la facturation électronique. Pour autant, de nombreuses TPE, PME et PMI se cantonnent encore à l’utilisation du papier pour éditer et envoyer leurs factures. Une gestion qui peut s’évérer coûteuse pour celles n’ayant pas entamé leur transition digitale.
L’impact financier des documents papier
L'impact financier des processus manuels
La réception, le tri, l’enregistrement et le paiement des factures sont des étapes chronophages qui allongent les délais de traitement, et augmentent les coûts d’administration.
L’impact financier de la non-conformité
Une mauvaise organisation dans le traitement des factures peut entraîner des pertes de documents, des retards de paiement et des conséquences financières et légales.
L’impact financier du stockage
L'archivage physique des documents nécessite des dépenses d'exploitation : aménagement d’espaces, achat de mobilier, et éventuellement des coûts locatifs supplémentaires... Sans compter les difficultés de traçabilité, et les délais associés à la recherche et la consultation.
Les enjeux de la facturation manuelle
Retards de paiement
Les retards de paiement provoqués par les procédures traditionnelles peuvent avoir des conséquences telles que des pénalités, des intérêts de retard, et des litiges avec les fournisseurs.
Altération de la réputation
Une gestion inefficace des factures peut affecter profondément l'image de votre entreprise, jusqu’à la dégradation des relations avec vos fournisseurs et partenaires.
Fraudes et erreurs
L'absence de transparence des méthodes manuelles expose les entreprises à des risques de malversations, telles que des fraudes impliquant de faux fournisseurs, voire des paiement inexacts (trop versés, paiements en double...).
Baisse de la productivité
Ces processus chronophages affectent la motivation de vos équipes et, au bout du compte, nuisent à la productivité et à l'efficacité opérationnelle de votre activité.
Adopter un logiciel de dématérialisation et optimiser la gestion des factures
La prise en charge des factures fournisseurs évolue dans un environnement où les longues procédures coexistent avec des technologies numériques conçues pour les rendre plus efficaces. Chez DoLIdémat nous travaillons activement pour apporter une réponse aux défis rencontrés dans le traitement de ces documents. Nous concevons des solutions pensées pour les PME, PMI et TPE pour simplifier leur gestion comptable et financière tout en se conformant à la législation en vigueur et la loi finance à venir.
L’automatisation à votre service
Notre plateforme de traitement de la facture fournisseur est basée sur deux piliers essentiels à la transformation numérique des entreprises :
- Dématérialisation : En convertissant les factures papier en format numérique, le logiciel facilite leur manipulation, approbation et archivage, autant qu’il réduit les délais et minimise les risques de perte et de retard.
- Automatisation : Grâce à la capture automatique des données, le rapprochement des bons de commande et les workflows d’approbation, la solution diminue les interventions manuelles, les erreurs et les coûts opérationnels.
De cette manière, l’introduction d’une telle plateforme dans vos systèmes comptables et financiers actuels ne peut qu’améliorer votre efficacité opérationnelle et permettre à votre entreprise de faire de réelles économies.
Une approche intelligente et intégrée
Plus que la puissance de la dématérialisation et de l’automatisation, notre solution repose également sur deux atouts pour votre activité :
- Intelligence artificielle (IA) : L’IA intégrée facilite l’acquisition des données et accélère les processus de rapprochement. Grâce au machine learning, le logiciel apprend des corrections effectuées sur les factures pour améliorer constamment la précision et l’efficacité de l’extraction des informations.
- Connectivité multi-ERP : La plateforme s’intègre avec les principaux systèmes ERP du marché (Sage, Microsoft 365, EBP…). Ce qui permet de centraliser et accéder en temps réel aux informations, et faciliter le rapprochement automatique de vos factures fournisseurs avec vos données comptables et commerciales.
La maîtrise des risques et la diminution des coûts associés au traitement des factures fournisseurs, est désormais accessible aux TPE, PME et PMI. En fait, l’adoption d’une solution logicielle peut devenir un véritable moteur de croissance et de développement en contribuant directement à l’amélioration de l’administration financière de votre entreprise, de votre image de marque et de vos relations avec vos fournisseurs et partenaires financiers.
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