Comprendre et s’approprier le fonctionnement des statuts de traitement des factures fournisseurs est essentiel pour avoir une visibilité complète à chaque étape du processus de facturation. Ils jouent un rôle clé en améliorant la comptabilité, facilitant la communication entre les différents intervenants (comptable, contrôleur, approbateur) et en renforçant les relations commerciales. C’est pourquoi nous vous dévoilons nos conseils pour bien suivre le cycle de vie et les étapes de traitement de vos factures fournisseurs.
Automatisation des factures et gestion des statuts
La coordination des statuts de traitement des factures fournisseurs permet d’encadrer tout le processus de vérification et d’approbation de ces documents. Cela offre une vue d’ensemble sur tout le parcours de ces derniers, de la réception au paiement et archivage.
Les étapes clés du traitement des factures fournisseurs
Le traitement des factures fournisseurs implique plusieurs étapes qui permettent d’assurer l’exactitude des données, la transparence et la ponctualité des paiements :
- Réception : ces documents sont généralement envoyés sous format électronique. Même si le format papier existe encore, il est progressivement remplacé par la facture électronique.
- Vérification et enregistrement : les informations obligatoires (date, montant, numéro de facture, identités des parties, etc.) sont vérifiées avant d’enregistrer la facture dans le système comptable.
- Rapprochement : les factures sont comparées aux bons de commande et de livraison pour vérifier leur exactitude et détecter d’éventuelles erreurs. Ce rapprochement assure une piste d’audit fiable.
- Validation : une fois vérifiées, elles sont approuvées pour déclencher le paiement. En cas de litige, elles peuvent être rejetées ou mises en attente.
- Paiement et archivage : après approbation, le paiement est effectué selon les modalités convenues. La facture est ensuite archivée pour une durée légale de 10 ans.
Impact de la réforme de la facturation électronique sur les statuts de traitement
Avec la digitalisation croissante des entreprises, l’automatisation du traitement des factures est devenue indispensable. En intégrant des logiciels de gestion comptable et commerciale dotés de ces fonctionnalités, vous sécurisez chaque étape du processus et réduisez les risques d’erreurs, de doublons et de litiges.
En outre, la facturation électronique, qui deviendra obligatoire à partir du 1er septembre 2026, impose déjà des statuts spécifiques pour suivre le cycle de vie de ces documents. Bien préparer votre entreprise dès maintenant permet de les intégrer le plus tôt possible et de gérer les rejets ou annulations plus efficacement.
Incorporer les statuts de traitement dans le cycle de vie des factures
Pour une prise en charge optimale des risques liés aux factures fournisseurs, il est essentiel de définir les états de traitement les plus adaptés à votre gestion financière quotidienne :
Statuts obligatoires
A l’approche de la réforme de la facturation électronique, certains statuts doivent être obligatoirement transmis pour assurer la transparence entre votre entreprise, vos fournisseurs et l’administration fiscale :
- Déposée : le fournisseur a envoyé la facture via le Portail Public de Facturation (PPF) ou une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP).
- Rejetée : la facture est invalidée par la plateforme en raison de problèmes techniques.
- Refusée : la facture n’est pas acceptée par votre entreprise pour des raisons commerciales.
- Encaissée : le paiement de la facture a été reçu par le fournisseur.
Statuts recommandés
Pour un suivi plus transparent encore, il est recommandé d’utiliser des statuts supplémentaires permettant d’obtenir une vue plus détaillée des procédures :
- Mise à disposition : la facture est prête pour l’acheteur sur le PPF ou la PDP.
- Prise en charge : la facture est acceptée et en cours de traitement par l’acheteur.
- Approuvée : la facture est entièrement traitée et validée par l’acheteur.
- Approuvée partiellement : la facture partiellement approuvée, ce qui peut générer un avoir.
- Paiement transmis : le paiement a été effectué.
L’utilisation d’étapes facultatives permet de perfectionner la coordination de vos factures fournisseurs et peut être appliqué quel que soit l’état du document (émis, reçu, suspendu, en litige…).
Améliorer la gestion des factures fournisseurs avec DoLIdémat
Pour simplifier le pilotage des factures fournisseurs, nous proposons un logiciel conçu pour les petites et moyennes entreprises de tous secteurs. Ce logiciel utilise l’automatisation, la dématérialisation et l’intelligence artificielle pour gérer vos factures de la réception à l’archivage.
Cette solution permet aux comptables, contrôleurs et approbateurs de mieux collaborer grâce à des indicateurs spécifiques. Il prend en charge la capture des données des factures, leur vérification, approbation et intégration dans le système comptable, jusqu’à leur archivage, avec l’actualisation des statuts de traitement à chaque étape.
Notre solution aspire à devenir une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) reconnue par l’administration fiscale, capable de gérer et de mettre à disposition vos factures sur le portail public de facturation (PPF) dans le cadre de la facturation électronique entre entreprises.
Pour en savoir plus sur notre logiciel de dématérialisation et la gestion des statuts de traitement des factures fournisseurs, contactez l’équipe DoLIdémat.