Comment vous aider ? 
Général
La plateforme DoLIdémat est une plateforme Web hébergée dans des dataventers TIER III en France et certifiée conforme SSI. Nous disposons d’un service de protection DDoS, d’un firewall avec vérification d’autorisation d’accès et d’un anti-virus intégré. Nous supervisons également en temps réel l’infrastructure et nous avons des sauvegardes chiffrées des données.
Aucune donnée n'est conservée sur la plateforme si ce n'est le nom, le prénom, l'adresse email et l'adresse postale du collaborateur ou du client (si celui-ci a choisi le courrier comme méthode de remise). Ces informations ne sont utilisées que dans le cadre de la distribution des documents et peuvent à tout moment être supprimées à la demande du salarié et/ou du client.
Nous ne conservons que les données nécessaires à la distribution des documents : nom, prénom, numéro de matricule, adresse postale (si distribution par La Poste), adresse email. Concernant les documents en eux-mêmes, ils ne sont conservés que le temps de leur distribution et dans la limite de 3 mois.
Les données sont toutes hébergées sur des serveurs français en France.
Votre dossier est suivi par votre Channel Success Officer attitré, qui est en charge de l’accompagnement client et qui se fera un plaisir de vous accompagner au cours de votre utilisation de DoLIdémat.
Nous vous accompagnons au cours de tout le processus de paramétrage, de mise en place et d’utilisation de DoLIdémat. Vous aurez un interlocuteur privilégié qui sera à votre écoute et qui connaîtra votre histoire. Nous vous proposons également des contenus marketing pour vos clients et/ou collaborateurs ainsi que des animations comme des webinars et des coffee talks auprès de vos équipes, clients et/ou collaborateurs.
Par email à l’adresse hello@dolidemat.com ou par téléphone au 05.61.26.71.80, du lundi au vendredi de 9h à 18h, nous serons ravis de pouvoir vous aider !
Vous nous contactez, nous organisons une démonstration personnalisée afin que vous connaissiez nos solutions, nous vous envoyons un devis. A réception du devis signé de votre part, vous êtes formé sur le paramétrage de la plateforme et nous vous communiquons vos identifiants de connexion à DoLIdémat. Simple et rapide, la mise en place se fait en quelques jours !
Vous traitez déjà vos bulletins via DoLIdémat et vous souhaitez ajouter les services de dématérialisation de facture et de signature électronique ? Vous souhaitez directement bénéficier de tous nos services ? Rien de plus simple, contactez-nous et nous ajouterons les modules complémentaires directement sur votre plateforme DoLIdémat. Toutes nos solutions se trouvent au même endroit !
Vous pouvez bien-sûr personnaliser votre plateforme esthétiquement en ajoutant votre logo ainsi que votre identité visuelle. Vous pouvez aussi personnaliser votre plateforme fonctionnellement en ajoutant vos différentes sociétés et en gérant les autorisations de chacun des opérateurs agissant sur DoLIdémat.
Oui c’est possible ! Il suffit de renseigner l’identification du client ou du collaborateur auquel je souhaite envoyer une pièce jointe nominative. La pièce jointe peut être une note de frais, un solde de tout compte ou encore des garanties.
Chez DoLIdémat, nous distinguons deux types de pièces jointes : les pièces jointes non nominatives et les pièces jointes nominatives. Pour les pièces jointes non nominatives, il n’y a pas de coût supplémentaire. Vous pouvez ajouter jusqu’à 4 pièces jointes non nominatives à chaque document envoyé. Pour les pièces jointes nominatives il n’y a pas de limites, sans impact sur la facturation jusqu’à un poids total du document de 300ko. Au-delà de 300ko, ce sont les coûts d’espace supplémentaire qui sont appliqués.
Oui, cependant cela aura une incidence sur la tarification. En effet, chaque document déposé sera facturé selon nos tarifs en vigueur.
Non, lors des prestations de mise en place, nous nous assurons que vous soyez en parfaite autonomie face aux différents changements dans l’entreprise.
DoLIdémat s’adapte aux volumes traités chez vous ! La facturation s’effectue au document envoyé. Et c’est sans minimum de consommation, vous achetez uniquement ce dont vous avez besoin.
Oui, cette prestation nous permet de nous assurer du bon paramétrage des plateformes et de vous transmettre toutes les compétences nécessaires à l’utilisation de celles-ci. L’objectif : votre autonomie, peu importe les éventuels changements dans l’entreprise.
La facture s’effectue mensuellement selon le nombre de flux qui a été consommé (flux = bulletin, facture ou signature). Il n’y a aucun minimum de facturation et c’est sans engagement : si vous ne consommez pas, vous ne payez pas.
Nos solutions de dématérialisation vous permettent de garantir l’efficience de tous vos processus administratifs tout en s’adaptant à votre profil. Gestion multi-société, facturation selon votre consommation, choix des canaux de distribution, choisissez une solution qui vous ressemble !
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DoLIdémat vous aide à être en conformité avec le RGPD en vous proposant une solution qui prend en compte vos exigences et obligations vis-à-vis des informations à caractère personnel de vos salariés (en tant qu’entreprise) ou de ceux de vos clients (en tant que cabinet sous-traitant). Les équipes DoLI sont amenées à gérer des données personnelles pour communiquer avec les administrateurs des solutions. Nous sommes à ce titre assujettis au RGPD sous le statut de sous-traitant.
Bulletin de paie dématérialisé
La loi El Khomri mentionne que le choix Digiposte ne peut pas être imposé au salarié. Sur DoLIdémat nous respectons cette loi en proposant deux solutions à l’entreprise afin de récolter le choix de ses salariés.
- Opt-in : on laisse le choix au salarié, il pourra faire lui-même son choix en répondant à un email d’invitation lors de l’envoi du premier bulletin. Une fois le choix effectué, le dépôt du bulletin se fait automatiquement via le canal choisi.
- Opt-out : on ne laisse pas le choix au salarié, on impose la dématérialisation. Dans ce cas, le cadre légal à respecter est le suivant : il faut envoyer un email d’information un mois avant la mise en place de la solution. Cet email informe du passage à la dématérialisation et précise que si le salarié n’est pas d’accord, il doit se rediriger vers son référent pour choisir une autre méthode de remise. Si le collaborateur ne dit rien sous ce mois, il reçoit alors un nouvel email qui l’invite à créer ou rattacher son coffre-fort Digiposte déjà existant.
L’application Digiposte est une application SaaS et mobile. Elle est accessible depuis tout navigateur Internet, et bénéficie d’une application mobile dédiée disponible sur les plateformes iOS et Android.
L’entreprise doit conserver le bulletin de salaire de son salarié pendant 5 ans. DoLIdémat propose l’archivage d’entreprise Arkhinéo qui garantit un archivage du document à valeur probante.
Digiposte garanti un archivage des bulletins de salaire des salariés pour une durée de 50 ans.
Le salarié a le droit à l’opposition concernant son choix de réception du bulletin de salaire. Pour imposer le coffre-fort Digiposte aux salariés, il faut choisir l’opt-out ! Vous avez 1 mois pour informer vos salariés sur la mise en place de la dématérialisation des bulletins dans le coffre-fort Digiposte. Sans choix de leur part dans le délai imparti, le bulletin sera déposé de façon automatique dans un coffre-fort temporaire jusqu’à la création du compte salarié.
DoLIdémat est une solution simple et moderne, compatible tout logiciel de paie, développée en partenariat avec La Poste, vous proposez le coffre-fort salarié Digiposte, fiable, garantie et 100% français. De plus, la solution est certifiée SSI (Sécurité des Systèmes d’Information).
DoLIdémat est multi-canal, autrement dit, tout est possible ! Pour l’envoi courrier par exemple, notre partenaire Maileva s'occupe de l'impression et de la mise sous pli. Vous bénéficiez en prime du tarif d'affranchissement Grands Comptes.
La plateforme DoLIdémat est multi-société. Vous pourrez renseigner autant de société que vous souhaitez et les bulletins correspondants aux sociétés seront envoyés automatiquement aux salariés correspondant à ces sociétés-là.
Le coffre-fort Digiposte est un coffre-fort personnel. Lors de la création du compte par le salarié, il devra utiliser une adresse mail personnelle car le coffre lui est dédié, et ce pour toute sa vie. Peu importe l’avenir professionnel du salarié, l'archivage des bulletins de salaire est garanti pour une durée de 50 ans.
Facture électronique
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Des nouvelles réglementations approchent en matière de dématérialisation commerciale. La création de e-factures clients et fournisseurs sera une obligation et vous apportera des avantages considérables dans votre gestion. Vous ne serez pas seul dans cette évolution, des entreprises comme DoLIdémat, spécialisées dans la dématérialisation pour les entreprises, rendent cette transition essentielle et accessible à toutes les entreprises.
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Le connecteur Sellsy X DoLIdemat a été développé pour faciliter le dépôt des factures client sur la plateforme Chorus Pro. Voici les 6 étapes pour un dépôt :
- Édition des Factures dans Sellsy
- Ajout du Smart Tag "à envoyer"
- Récupération et Transmission par le Connecteur
- Validation des Envois dans DoLIdémat
- Suivi des Envois
Le délai légal de conservation des factures, papiers comme électroniques, est de 10 ans. Avec le coffre-fort numérique Arkhinéo, nous vous proposons d’archiver vos factures de façon probante pendant 11 ans afin de prendre en compte les périodes fiscales et années civiles.
Deux solutions sont proposées : envoi par email sous forme de pièce jointe ou bien envoi d’un email contenant un lien de téléchargement.
La plateforme DoLIdémat est en lien direct avec l'annuaire Chorus Pro.Toutes les factures sont contrôlées afin de vérifier la cohérence entre les codes services identifiés sur les documents et leur référencement sur Chorus Pro.Les factures non conformes ne sont pas envoyées. Vous êtes alertés au moment de la validation des envois (factures en erreur).
La plateforme DoLIdémat est multi-société. Vous pourrez renseigner les informations de chacune des sociétés et envoyer les factures correspondantes à chaque société vers vos clients.
Oui, c’est possible ! La plateforme DoLIdémat est connectée à la plateforme Chorus Pro.
L'extension pour Sage 100cloud v6 et + vous offre la possibilité d'importer automatiquement vos factures en un clic, sur le bon canal, au bon moment. Avec la reconnaissance intelligente des documents, DoLIdémat identifie le canal de distribution de vos factures (email, courrier ou ChorusPro).
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Une facture électronique est soumise aux mêmes obligations de contenu qu’une facture papier (date d’émission, identité des deux parties, détail des produits ou services vendus, détail des montant HT et TTC), auxquelles s’ajoute une triple garantie d’authenticité, de non-répudiation et d’intégrité. Pour répondre à ces exigences, établir une facture numérique passe donc par la mise en place de contrôles pouvant établir un lien entre la transaction et la facture...
Signature électronique
Dans votre boîte mail vous allez recevoir le document prêt à signer. Il se peut qu'il arrive directement dans vos Spams ou courriers indésirables, faites attention.
Vous pouvez cliquer directement sur le bouton dans le mail reçu afin de signer le document. Une fenêtre prévue à cet effet s'ouvrira pour vous permettre de signer le document. Si l'option est activée, vous devrez renseigner le code OTP (One Time Password) reçu par SMS sur votre mobile. Ce code permet une plus grande sécurité pour les documents et les données. Une fois le document signé vous pourrez fermer la fenêtre. A la fin du workflow de signature, vous recevrez par email le document signé par toutes les parties et vous pourrez le télécharger. Simple et efficace, c'est DoLIdémat
C'est très simple ! Première étape vous vous connectez à la plateforme DoLIdémat.
Ensuite, vous glissez le document à signer avec les annexes ou pièces jointes dans la zone prévue à cet effet. Vous indiquez les coordonnées du ou des signataires. Vous apposez les zones de signature sur le document et vous envoyez le tout.
Après cet envoi, vous avez un suivi de l'état de signature des documents et pouvez faire des relances pour les retardataires. Vous pourrez ensuite télécharger ou archiver vos documents. Seulement quelques clics et le tour est joué !
DoLI.signature vous permet un gain de temps et d’efficacité considérable en plus d’une accélération des délais de contractualisation et d’une réduction des coûts. Le faisceau de preuve et de traçabilité des opérations est renforcé et vous évoluer sur une plateforme moderne répondant aux usages numériques du quotidien.
Avec DoLI.signatures, pas de surprises. Le coût unitaire de la signature n'est ni lié au nombre de pages du document, ni à son poids en ko. La taille et le poids de votre document sont illimités. Vous pouvez donc ajouter autant de pages, annexes et pièces jointes que nécessaire dans votre contrat.
Pour envoyer une invitation aux signataires par mail, il faut renseigner une adresse mail. Il faudra rajouter dans votre charte RGPD la garantie de ne pas utiliser cette adresse à des fins commerciales.
La signature électronique est valide grâce au certificat électronique Certinomis, géré par le groupe DOCAPOSTE. La signature est horodatée, scellée et dispose d’une date certaine. De plus, elle est liée aux documents signés et l’identification du consentement des signataires est demandé.
La signature simple est un des niveaux de signature défini dans le règlement eIDAS. La signature simple ne veut pas dire simpliste. Elle est idéale pour les documents dont le risque juridique est limité, la signature simple garantit l'intégrité du document après signature et est associé à un dossier de preuve permettant de prouver l'identité du signataire. Elle est particulièrement adaptée pour les documents RH ou commerciaux.
L'interface de signature électronique DoLIdémat est totalement responsive. Elle s'adapte au support sur lequel vous ouvrez votre document : ordinateur, tablette ou mobile. Il est donc tout à fait possible de procéder à la signature d'un document sur tout type d'écran.
La signature électronique a le même statut que la signature physique. Toutefois, selon le risque juridique et financier, il est parfois utile de réfléchir au niveau de signature nécessaire. Quoi qu'il en soit, pour les documents courants de l'entreprise, contrats de travail, avenants, contrats commerciaux, la signature simple est tout à fait adaptée, d'autant qu'il est possible de renforcer le dossier de preuve notamment grâce à l'OTP.
Le code OTP (One Time Password), est un code unique reçu par sms par le signataire. Il doit être saisi lors du parcours de signature et vient renforcer le dossier de preuve de la signature électronique.
Non, la facturation se fait lorsque le workflow de signature est complet.
Coffre-fort d'entreprise
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Un coffre-fort numérique est un outil digital hautement sécurisé qui permet de stocker et protéger des documents importants. Une solution efficace pour les dirigeants afin de dématérialiser et sécuriser le stockage des documents importants de l’entreprise ou de leurs salariés. Grâce au Coffre-fort Numérique vous avez la possibilité d’intégrer plusieurs types de documents.
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Choisir d’avoir un coffre-fort numérique pour votre entreprise vous donne l’accès à une organisation irréprochable de l’ensemble de vos documents comptables ou RH. Souvenez-vous de l’époque des archives papiers dans des grands cartons! D’ailleurs il existait une pièce dédiée «la fameuse salle des archives». Videz complètement cette pièce et mettez vos documents les plus précieux dans un coffre-fort électronique accessible tous les jours et à tout moment. Gagnez en sécurité et en rapidité dans vos recherches.
Lors de la signature électronique d’un document, un certificat électronique est apposé sur le document et certifie l’authenticité de la signature. Lorsque le parcours de signature électronique est terminé, vous devez archiver le document signé. Attention, si vous imprimez le document, il perdra sa valeur juridique. En effet, la signature électronique et le scellement du document sont stockés et associés numériquement au document.
Cette norme est la norme concernant l’archivage électronique. Afin qu’un document respecte la norme d’archivage électronique il doit être possible de s’assurer que ce document archivé garde la même valeur que le document d’origine pendant toute la durée de conservation.
Le stockage se fait généralement sur une GED, les documents stockés sur une GED sont des « archives courantes », ces documents peuvent être modifiés et évoluer. Stocker n’est pas archiver. En effet, pour archiver, un SAE (Système d’Archivage Electronique) intervient.
Un SAE permet de faire face aux contraintes spécifiques liées à l’archivage des documents numériques. Ce système permet de garantir et maintenir l’intégrité des documents électroniques (afin qu’ils ne puissent pas être modifiés ou involontairement altérés) pendant toute la durée des obligations de conservations afin de maintenir leur valeur probatoire. Ce qui n’est pas le cas lors d’un simple stockage de document.
Cela vous permet de faire face aux obligations légales de conservation, d'éviter tout risque de perte ou détérioration des documents. Les documents archivés en coffre-fort entreprise sont recevables juridiquement et associés à un certificat garantissant qu'il s'agit d'un original numérique.
Cela vous permet de faire face aux obligations légales de conservation, d'éviter tout risque de perte ou détérioration des documents. Les documents archivés en coffre-fort entreprise sont opposables juridiquement et associés à un certificat garantissant qu'il s'agit d'un original numérique.
En cas de résiliation, nous vous laisserons un accès à votre coffre-fort numérique Arkhinéo via la plateforme DoLIdémat, selon la durée d’archivage légal requise.
Via la plateforme DoLIdémat, vous pourrez avoir accès à tous les documents archiver sur Arkhinéo. Vous n’aurez qu’à cliquer sur « Prévisualiser l’archive ».
L’archivage d’entreprise vous permet d’archiver et de conserver les documents envoyés via la plateforme DoLIdémat pour l’entreprise, des doubles employeurs ou doubles fournisseurs, selon les durées légales de conservation.